Viele kennen das Phänomen: Wer nicht aufpasst, dessen Terminkalender füllt sich laufend mit neuen Verpflichtungen – Termine erzeugen Folgetermine, Projekte erzeugen Folgeprojekte. Was im Privaten eine Alltagserfahrung ist, zeigt sich auch beim Staat: Die öffentliche Verwaltung entwickelt oft eine Eigendynamik.

Wie im Privaten beginnt auch beim Staat vieles mit einem vorderhand verständlichen Anliegen. Ausgangspunkt ist in der Politik meist ein Wunsch nach mehr Absicherung oder Förderung. Das führt fast zwangsläufig zu neuer Regulierung, denn der Staat muss regelgebunden handeln. Um solche Regeln umzusetzen, braucht es dann zusätzliches Personal. Und dieses identifiziert über kurz oder lang wiederum neue Absicherungs- und Fördermöglichkeiten. Es ist ein selbstverstärkender Prozess.

Verwaltung wächst doppelt so stark wie die Bevölkerung

Hinzu kommt: Einmal geschaffene Stellen werden im öffentlichen Sektor nur selten wieder abgebaut – selbst dann, wenn technologische oder gesellschaftliche Entwicklungen gewisse Aufgaben längst überflüssig gemacht haben. So überrascht es nicht, dass die Beschäftigung in der öffentlichen Verwaltung seit der Jahrtausendwende um 49 Prozent gestiegen ist. Deutlich stärker als die Gesamtbeschäftigung (+35 Prozent) und fast doppelt so stark wie die Bevölkerung (+26 Prozent).

Das Verwaltungswachstum bleibt nicht folgenlos. In der Privatwirtschaft wird händeringend nach Fachkräften gesucht, während der Staat stetig Stellen schafft und damit die Situation verschärft. Gleichzeitig belasten steigende Personalkosten die öffentlichen Finanzen: Pro Kopf und inflationsbereinigt gibt die Schweiz heute zehn Prozent mehr für Verwaltungspersonal aus als noch 2010.

Vor diesem Hintergrund überraschen die politischen Initiativen wenig, die jüngst lanciert wurden. Auf Bundesebene werden seit April Unterschriften für eine «Verwaltungsbremse-Initiative» gesammelt. Diese verlangt, dass die Personalausgaben der Bundesverwaltung nicht stärker wachsen dürfen als der Schweizer Medianlohn. Auch in den Kantonen sind ähnliche Vorstösse am Laufen – etwa in Zug, Basel-Stadt und Zürich.

Aargauer Parlament beschliesst Stellenstopp

Der Kanton Aargau ist sogar schon einen Schritt weiter. Diesen Monat hat dessen Parlament entschieden, das Verwaltungspersonal verfassungsmässig zu begrenzen. Das letzte Wort wird nun das Volk haben. Und genau darin liegt die wahre Herausforderung: Je mehr Menschen direkt oder indirekt vom Staat abhängen, desto schwieriger wird es, Mehrheiten für eine Begrenzung des Staatswachstums zu finden.

Bereits heute entfallen schweizweit über 180’000 Vollzeitstellen auf die Verwaltung im engen Sinn – rund vier Prozent aller Erwerbstätigen. Mit Lehrpersonen und weiteren Staatsangestellten sind es zehn Prozent. Zudem arbeiten in öffentlich finanzierten Berufen mehrheitlich Schweizerinnen und Schweizer, im privaten Sektor hingegen überproportional Ausländerinnen und Ausländer ohne Stimmrecht. In Volksabstimmungen dürften es daher Massnahmen zur Eindämmung des Verwaltungswachstums schwer haben.

Das gilt umso mehr, als dass solche Initiativen oft als pauschale Staatskritik abgetan werden. Doch das greift zu kurz. Denn wer die Grösse der Verwaltung kritisiert, kann durchaus deren Qualität wertschätzen. In der Tat attestieren verschiedene Indikatoren der Schweizer Verwaltung sehr gute Noten. Dessen ungeachtet stellt sich aber die Frage nach der optimalen Grösse und dem effizienten Mitteleinsatz.

Aufgaben sollten regelmässig überprüft werden

Denn Qualität und Effizienz sind nicht dasselbe, und bei der Effizienz besteht durchaus Potenzial. Eine Studie des Beratungsunternehmens PwC und der Universität Lausanne schätzt, dass allein Kantone und Gemeinden bei gleicher Leistung jährlich 13,8 Milliarden Franken einsparen könnten, wenn sie sich an den Besten orientieren würden. Das entspricht zehn Prozent ihrer Gesamtausgaben. Diese Ressourcen werden heute also verschwendet: Sie könnten gesellschaftlich besser eingesetzt werden.

Klug gestaltete «Verwaltungsbremsen» sollte daher ergänzt werden mit regelmässigen Überprüfungen der Aufgaben der öffentlichen Hand – etwas, das in der Privatwirtschaft seit jeher selbstverständlich ist. Denn nicht alles, was vor zehn Jahren sinnvoll war, ist es heute noch. Das gilt gerade in Zeiten rascher technologischer Veränderungen. Vergleiche zwischen Kantonen könnten hier zusätzliche Klarheit schaffen.

Und damit zurück zum privaten Kalender: Auch dort hilft am Ende der gute Vorsatz nur bedingt. Was wirkt sind hingegen klare Regeln und Rituale. Wer seine Termine nicht aktiv begrenzt und periodisch hinterfragt, verliert den Überblick – und irgendwann die Kontrolle. Beim Staat ist es nicht anders.

Dieser Beitrag ist in der «NZZ am Sonntag» vom 17. Mai 2026 erschienen.

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